Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos
El Instituto de Coloproctología ICO SAS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.
Los datos personales que el Instituto de Coloproctología ICO SAS solicita serán utilizados para los siguientes fines:
a) Ejercer las funciones propias de la entidad, en desarrollo de su objeto misional el cual incluye actividades relacionadas con la salud humana.
b) Suministrar información a terceros de acuerdo con los parámetros de confidencialidad establecidos, en los cuales la entidad tenga relación contractual y que la misma sea necesaria para el desarrollo del objeto contractual, esto incluye autoridades estatales, de control y vigilancia.
c) Suministrar Información a entes de control conforme lo estipula la ley 2195 de 2022 artículo 12. Principio de la debida diligencia. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) e inusuales, de acuerdo con la Circular 09 del 2016 de la SNS, modificada por la Circular Externa 5-5 del 2021 de la SNS.
d) Gestionar trámites (peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias o felicitaciones).
e) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la entidad en calidad de empleador, de acuerdo con lo consagrado en la ley 1581 de 2012.
f) Garantizar la seguridad de las personas, visitantes, bienes e instalaciones de la entidad, a través del circuito cerrado de cámaras de vigilancia.
g) Gestionar trámites legales, administrativos y judiciales en cumplimiento de su objeto social.
h) Desarrollar actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios.
Como titular de información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.
Si requiere mayor información para conocer nuestra política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella, consulte nuestra política.
Si desea presentar una consulta, reclamo o petición de información relacionada con la protección de datos personales puede comunicarse al teléfono 604 3220113 o en la Sede Principal, ICO Metropolitan. Calle 33 N° 43 – 85 Piso 19 y 20, o escribiendo al correo electrónico: gestiondelriesgo@institutoico.co
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
FORMATO RECLAMACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Canal de Denuncias Éticas
¿Qué es?
Un espacio confidencial y seguro para comunicarse con el Comité de Ética y de Riesgos, en caso de tener alguna denuncia sobre actuar ético o identificar alguna situación que considere contraria a nuestros principios misionales y nuestros pilares.
Está dirigida a todos nuestros grupos de interés: colaboradores, accionistas, clientes, proveedores, externos, distribuidores e intermediarios, usuarios del servicio de salud y la comunidad general.
Las denuncias son investigadas de acuerdo a los procedimientos internos previamente establecidos, los cuales garantizan la imparcialidad de la investigación, previniendo posibles conflictos de interés en la gestión de los casos. Los resultados de la investigación son comunicados a los informantes, si estos así lo desean.
Puedes proveer tu nombre e información de contacto, si lo deseas, o puedes hacerlo de manera anónima.
Recuerda que a través del Canal Denuncias Éticas también podrás realizar consultas sobre el actuar ético, las cuales serán resueltas a luz de los Principios de la organización, las definiciones dadas en el Código de Conducta, Código de Buen Gobierno y las políticas internas de la Entidad.
¿Cómo hacer que la denuncia sea exitosa?
Mantente en contacto: contar con la posibilidad de contactar a quien denuncia es un factor clave para el éxito de una investigación. Por eso, si lo deseas, puedes dejar tus datos para poder contarte acerca de la gestión de tu denuncia y así podrás conocer los avances del proceso, responder a nuestras inquietudes o ampliar la información. Puedes dejarnos un medio de contacto sin necesidad de revelar tu identidad.
Cuéntanos todos los detalles: entre más información, mayores son las probabilidades de confirmación. Debes indicar la sede en la cual se genera el evento objeto de denuncia y podrás identificar las tipologías de la misma.
Procedimiento para la gestión de las denuncia
1. Recepción
Las Denuncias podrán ser presentadas a través del canal dispuesto por el Instituto y serán centralizadas por el área de riesgos, quien se encargará de recopilar la información y, en caso de ser posible, buscará la mayor cantidad de detalles sobre los hechos.
El Denunciante podrá realizar el reporte de manera anónima, sin embargo, en aquellos casos en los que decida revelar su identidad, el Instituto garantizará la estricta confidencialidad y establecerá medidas para prevenir que se tomen represalias en su contra.
2. Clasificación y traslado
Las Denuncias recibidas por el Instituto se clasificarán según el tema o tipología al que se haga referencia y/o el cargo de la persona que se está denunciando. Esto, con el fin de determinar si los hechos denunciados son de competencia del Comité y que puedan ser asignadas al área competente para su análisis, garantizando así una gestión oportuna, objetiva y confidencial de cada caso.
Cuando se reciba una denuncia asociada a un evento de fraude, inmediatamente deberá ser informado a la alta dirección para su respectiva investigación.
3. Investigación
Una vez informado de la denuncia, el Comité deberá gestionar la investigación necesaria con el fin de verificar los hechos reportados y decidir en un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir del momento en que reciba el resultado de la investigación, término que podrá ser prorrogado por una sola vez por el Comité.
El Comité podrá contratar expertos externos o auditorias especializadas para apoyar la investigación y análisis de los casos, así como para la recolección de pruebas que considere necesarias. También, podrá asesorarse de las diferentes áreas del Instituto, cuando requiera de su conocimiento y experticia. Dichas áreas generarán un informe que será insumo para la resolución del caso.
En las investigaciones adelantadas será premisa fundamental el respeto por el debido proceso, el derecho de defensa de las personas involucradas y el derecho a la confidencialidad.
4. Decisión
El Comité, a partir del análisis e investigación de la denuncia recibida, emitirá una decisión mediante la cual determinará las medidas, sanciones o correctivos a implementar.
En caso de que sea probado que un colaborador del Instituto ha incurrido en una conducta violatoria del Código de conducta, el Comité de Ética decidirá sobre la sanción a la que haya lugar, siguiendo los lineamientos establecidos en el Reglamento Interno de Trabajo y comunicará su decisión a Talento Humano para que adelante el respectivo proceso establecido, de acuerdo con los procedimientos administrativos y legales aplicables, observando siempre lo establecido en las normas internas y externas aplicables.
En aquellos casos en los cuales no sea posible probar la comisión de la conducta reportada, el caso será cerrado.
En ambos casos, la decisión deberá constar en el acta de la respectiva reunión y será informada al Denunciante, en caso de que haya aportado información para ser contactado.
5. Reconsideración
Las decisiones del Comité podrán ser sometidas a reconsideración por parte de los implicados, ante el mismo Comité, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de la decisión. El Comité deberá pronunciarse acerca de la reconsideración en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud.
Agotado este trámite la decisión quedará en firme.